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在统一b5的规格后,若想将数十张的资料,改为a4的规格时,只需利用复印机adf(自动送回原稿)中的定型放大功能,在一分钟内就可完成。
复印机的缩小放大功能,因有1的弹性伸缩,所以不但可转变成a4规格,也可转变成其他的规格。
而且,一般的周刊杂志也大多使用b5开数的纸,所以无须特别去复印,只须抽下必要的页数,就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是,不能胡乱抽下来,这与报纸的作法不同。
为什么要小心&ldo;抽出&rdo;,那是因为若是撕得不好,就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。
周刊杂志由于都是中间fèng合的,所以中央是钉书针(骑马针)来加以固定的。
抽下钉书针,周刊杂志就会散落,故应小心抽出所需报导再穿孔,而后装订到文件夹上。
现在的周刊杂志,对商人而言,是信息的重要来源。
当然,也可以在复印后再装订,但即使不复印。
规格若能统一,就比较不花时间。
此点也是b5规格便利之处。
基于以上种种理由,所以办公室内大部分的文件,一般都统一用b5的规格。
但是,唯一不符合此规定的是&ldo;人事资料&rdo;,只有&ldo;人事资料&rdo;是使用b5一半大的b6规格。
5资料应装订成一定规格的复印本报纸的纸质不佳,剪报后更是难看。
带黄的铅字,不但不适合阅读,也容易变质,且在经过一段时间后就更惨;但若将其复印,再当做资料来运用,可就方便多了。
复印的规格,统一使用b5规格,无论一份多小的报导,也可使用b5的纸复印。
或许有人会觉得浪费,但要知道,即使是一份小小的报导,也是一份信息。
若是将好几个小报导,全印在一起,那在取出时就很不方便了。
因此规定一张纸只能印一份信息,空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者,按信息的不同,其长度也不同,故报导的形状也呈现不规则,所以可将长度较长的报导,直接剪下来。
另外,有时b5的规格无法容纳全文时,则可省略照片,或稍做修剪后再复印。
即使如此,如果还是无法容纳得下时,就要分成若干张来复印。
例如,将新闻分为两张来复印时,则在第一张标12,第二张标12同样地,若是分为三张的话,在第一张标13,第二张标23,第三张标23如此一来,只看到第一张,就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的,那是因为一旦缩小后,原本就很小的铅字,就更不容易辨认了。
所以,仅有比报纸的字大,缩小后仍可阅读的,才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大,是在活用复印时,最常使用的两个重要功能。
最好是还备有adf(自动送回原搞)的功能。
所谓adf的功能,就是即使有数十张的资料正本(原稿),只要调整开数的大小,一按开关,就会自动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。
原因是每复印一张,就打开一次盖子,改换另一张正本,再按开关,此一手续相当麻烦。
而且,必须要有一个人来操作。
因此,复印数十张,数百张时,就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机,虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。
但是,从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上,这点来看,就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费,花多少钱都不算贵。
因为缩短的时间,可挪用夹做附加值更高的工作。
6档案夹及标题要以颜色来区分曾经去过某大报社的资料室。
由于相关资料的整理只有专门的报社才有,所以对他们要如何去做资料整理,是非常重要的。
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